Avtala för att säkra betalning

I tider av lågkonjunktur kommer allt fler företag att behöva tänka på hur de säkerställer att de får betalt. Under år 2023 har vi sett att konkurserna i Sverige har ökat med 29 %*. Bland Kronofogdens statistik kan vi även se en kraftig ökning av det totala skuldbeloppet**. När kunden inte betalar som lovat försvåras situationen alldeles för ofta av att parterna inte är överens om vad som har avtalats. I nästa led behöver ärendet att tas upp i domstol och leder till stora kostnader för den som inte har fått betalt av sin kund. Därför har vi på Inkasso Marginalen tagit hjälp av våra processjurister för att sammanställa några punkter som är bra att tänka på när man avtalar med sin kund.

Muntliga avtal. Inom en del branscher förekommer fortfarande muntliga överenskommelser som sedan bara bekräftas per telefon. Muntliga avtal är visserligen lika giltiga som skriftliga, men de är mycket svårare att bevisa. De flesta avtal leder inte till tvist, men när det sker blir det ofta problematiskt och kan få stora konsekvenser för leverantören. Ett exempel på en sådan situation är att leverantören har genomfört reparation av en produkt åt en kund, i nästa led vägrar kunden att betala fakturan och bestrider det överenskomna priset. I de lägen är det svårt att styrka vad som egentligen överenskommits om det inte finns dokumenterat skriftligt. Det är även viktigt att dokumentationen inte är ensidigt upprättad, dvs det räcker oftast inte med minnesanteckningar eller dokumentation enbart från leverantören. En enkel mail- eller sms-konversation i stil med ”Då gör vi det här arbetet för 50 000 kr?” med svaret ”Ok” räcker lång väg.

Dokumentation över t.ex. skador, utfört arbete och leverans. Att det på fakturan står ”Arbete 12h” är ofta otillräckligt om man inte kan berätta vad som utförts. Leveransgodkännande annan dokumentation över leverans avhjälper den relativt vanliga invändningen ”Jag har inte mottagit X”.

Dokumentera bestridandet. Ibland kan kunden i ett tidigt skede bestrida med en viss invändning för att sedan invända med en annan. Det förekommer till exempel att kunden först invänder att ”produkten är trasig” för att sedan ändra sig till ”jag har aldrig mottagit produkten”. Det är värdefullt underlag att ha med sig i en eventuell domstolsprocess. Även utfästelser i stil med ”Jag har inte haft möjlighet att betala än” eller ”Jag betalar inom kort” är viktigt att dokumentera ifall kunden i ett senare skede påstår att invändningen grundar sig i något annat.

Avtala om skyldighet att uppdatera adress och kontaktuppgifter. Det underlättar kommunikationen och försvårar för motparten att invända om att man inte har mottagit information.

För att sammanfatta rekommenderar vi goda rutiner för dokumentation för att undvika problem med att få betalt i ett senare skede. Även om de flesta avtal inte leder till tvist kan det i värsta fall bli väldigt dyrt. Om svårigheter med att få betalt tar upp för mycket tid som skulle kunna användas till kärnverksamheten kan det även vara en god idé att till exempel ta hjälp av ett inkassobolag.

Källa:
uc.se/konkursstatistik/*
Kronofogdens Halvårsstatistik – Antal ansökningar om betalningsföreläggande mot fysiska personer och antalet berörda personer, halvårsstatistik 2017-2023**