Så kommer byrån igång med kundkännedom – 8 handfasta tips

Det är hög tid för alla redovisningsbyråer att ta tag i sitt KYC-arbete och säkerställa att de regler som finns när det gäller penningtvätt och terrorismfinansiering, följs. Men hur kommer ni igång och hur gör ni arbetet effektivt? Här får ni 8 handfasta tips på hur ni byrån kan göra – steg för steg.

1. Engagera medarbetarna
Det allra viktigaste för att kunna leva upp till de regler och krav som finns är medvetna medarbetare. Utbilda och engagera alla kollegor och prata om varför det här är viktigt. När alla ser KYC-arbetet i ett större perspektiv – att ni gör ett meningsfullt arbete i kampen mot organiserad brottslighet – kommer det att bli enklare och mer motiverande.

2. Kartlägg kunderna
Börja med den allmänna riskbedömningen. Den innebär att ni bedömer risken för att det skulle gå att tvätta pengar eller finansiera terrorism genom er egen verksamhet. Tänk kreativt – det gör dagens brottslingar. Kartlägg hur era kunder skulle kunna utnyttja era produkter, tjänster och distributionskanaler. Fundera över vad ni kan göra för att hantera de största riskerna först.

3. Dela in i olika riskgrupper
Riskklassificera sedan kunderna i olika grupper. Har ni några kunder som är i en högriskbransch eller har kopplingar till högriskländer? Är kundens företrädare en politiskt utsatt person (PEP)? Screena kunderna mot EU:s sanktionslista, som publiceras av EU-kommissionen. På det här sättet kan ni lägga kunderna på olika nivåer vad gäller åtgärder och prioritet.

4. Dokumentera styrdokument och rutiner
När ni kommit såhär långt behöver ni se till att styrdokumenten är uppdaterade och antagna och fokusera på att skriva ner era rutiner och hur ni utreder och rapporterar misstänkta transaktioner. Välj en metod som passar er och implementera den bland medarbetarna.

5. Hitta varningsflaggor
Nu är grundjobbet gjort och jobbet med att hitta varningsflaggor och intressanta kopplingar i vardagen tar vid.

Det kan vara tecken på målvakter, verkliga huvudmän med kopplingar till bluffaktureringsupplägg, skalbolag och liknande. Har ni till exempel några kunder där fakturorna väldigt ofta bestrids eller som ändrar sin verksamhet ofta? Skiljer sig referenser på fakturor från kundens företrädare? Lita på magkänslan och ställ hela tiden frågan – är det här rimligt?
Kontakta kunden om något är avvikande, ställ frågor och be dem förtydliga. Har kunden ingenting att dölja kommer de att välkomna en sådan dialog.

6. Se till att rutinerna följs
Om ni identifierar en misstänkt transaktion hos en kund ska det rapporteras till Finanspolisen. Se till att de rutiner ni skapat följs av alla medarbetare och att alla känner sig trygga i vad man ska göra.

7. Ställ krav på leverantörerna
Till sist – ställ krav på din systemleverantör. Ni kommer behöva ett verktyg som gör att ni har tillgång till den information som ni behöver. Det kan gälla uppdatering av uppgifter, granulär sökfunktionalitet och möjlighet till statistik. Det bästa är att så mycket som möjligt finns samlat på samma ställe.

8. Rätt mindset
Genom att börja med grunderna, och ta en sak i taget, kommer ni lyckas i ert arbete och leva upp till de krav som lagen kräver. Viktigast av allt är kanske “mindsetet” att inte samla in informationen bara för att lagen kräver det, utan för att bidra till ett hållbart samhälle där pengar används till rätt ändamål.

Och glöm inte! Som redovisningsbyrå kan du göra stor skillnad. Kanske är det just er rapport till Finanspolisen som blir den sista pusselbiten för att polisen ska kunna slå till mot ett kriminellt gäng.

Psst!
Spana in Fortnox blogg. Här finns massor av mer kunskap och inspiration som gör att du som redovisningskonsult kan forma framgångsrika företag tillsammans med dina kunder – och oss.